Veřejné zakázky z pohledu zadavatele: Jak se vyhnout častým chybám

Zatímco v našem březnovém článku jsme se zaměřili na praktické rady pro podnikatele, kteří chtějí podat nabídku do zadávacího řízení na veřejnou zakázku, tentokrát obracíme pozornost na druhou stranu zadávacího řízení, tedy zadavatele. I z jejich strany totiž v procesu zadání veřejné zakázky často dochází k chybám, které mohou mít zásadní dopady na transparentnost a zákonnost celého postupu.

Naše zkušenosti z praxe, zejména z oblasti auditů veřejných zakázek, ukazují, že některé typy pochybení se opakují se značnou pravidelností. V tomto článku si proto představíme oblasti, kde zadavatelé nejčastěji chybují a vysvětlíme si, jak těmto rizikům předcházet.

Stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky

Zásadním krokem v rámci přípravy zadávacího řízení je stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky, která přímo ovlivňuje režim, ve kterém má být veřejná zakázka zadána. V praxi se však právě v této fázi často objevují chyby spočívající nejčastěji ve stanovení nižší předpokládané hodnoty, než jaká je reálná hodnota poptávaného plnění na trhu.

Jestliže zadavatel určí předpokládanou hodnotu nesprávně, může následně zvolit nevhodný (obvykle mírnější) režim veřejné zakázky. Typickým příkladem je situace, kdy je zakázka s ohledem na chybně stanovenou předpokládanou hodnotu nesprávně zadána jako veřejná zakázka malého rozsahu, tedy zcela mimo režim zákona o zadávání veřejných zakázek. Takový postup může vést ke vzniku odpovědnosti zadavatele za přestupek a uložení pokuty ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS). V krajním případě může jít i o vědomé stanovení předpokládané hodnoty zakázky v nižší částce, kdy cílem takového postupu je obejít zákonná pravidla. 

Při stanovení předpokládané hodnoty by proto zadavatel měl provést průzkum na relevantním trhu s využitím dostatečného množství informačních zdrojů, vycházet z údajů o ceně obdobného plnění pořízeného v minulosti (a v této souvislosti neopomenout zohlednit změny v cenách nebo inflaci), popřípadě využít institutu předběžných tržních konzultací.

(Ne)použití výzvy k objasnění nabídky

Výzva k objasnění nabídky představuje podle zákona o zadávání veřejných zakázek nástroj, který zadavatel může využít zejména v případě, kdy mu obsah nabídky dodavatele není zcela jasný nebo kdy některá část požadovaných dokladů není dodavatelem v nabídce předložena. Výzva k objasnění nabídky má podle zákona fakultativní charakter. Z rozhodovací praxe ÚOHS však vyplývá, že v některých případech může být zadavatel povinen tohoto institutu využít a výzva k objasnění nabídky se tak stává výzvou obligatorní.

Zejména v případech, kdy je pochybení na straně dodavatele pouze formálního charakteru a nejedná se o podstatné nedostatky nabídky, je vhodné (a dle převažující rozhodovací praxe i očekávatelné, a proto dle konkrétních okolností případu i povinné), aby zadavatel dodavatele nejprve vyzval k objasnění nebo doplnění nabídky. Pokud totiž bez této výzvy přistoupí přímo k vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení, může být jeho postup považován za nepřiměřený.

Zadavatel by měl proto vždy pečlivě posoudit charakter nedostatku v nabídce a zvážit využití výzvy k objasnění nabídky. Nepoužití této možnosti v situacích, kdy se jedná například pouze o formální nedostatek, může být totiž následně vnímáno jako postup v rozporu se zásadou přiměřenosti, tedy v rozporu se základní zásadou zadávacího řízení. Ve svém důsledku se tak může jednat o nezákonnost postupu zadavatele. 

Zrušení zadávacího řízení

Ne každé zadávací řízení musí skončit uzavřením smlouvy s vybraným dodavatelem. Zadávací řízení může (v některých případech dokonce musí) být zadavatelem zrušeno, vždy však pouze ze zákonem stanoveného důvodu. Výjimkou jsou zakázky zadávané mimo režim zákona o zadávání veřejných zakázek, které mohou být zrušeny z jakéhokoliv důvodu.

Zadavatel je povinen zadávací řízení zrušit, pokud ve lhůtě pro podání nabídek neobdržel žádnou nabídku. Ve všech ostatních případech, vyjmenovaných v § 127 odst. 2 zákona o zadávání veřejných zakázek, zadavatel přistupuje ke zrušení zadávacího řízení pouze fakultativně, avšak je-li dán některý z důvodů stanovený zákonem (například pokud nastanou nepředvídatelné okolnosti, zadavatel nezíská plánovanou dotaci, v řízení zůstane pouze jediný účastník zadávacího řízení, nebo pokud se vyskytnou  důvody hodné zvláštního zřetele, včetně důvodů ekonomických, pro které nelze po zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval, bez ohledu na to, zda tyto důvody zadavatel způsobil či nikoliv).

Zadavatel nicméně nemůže zadávací řízení zrušit svévolně nebo z jiného než zákonem stanoveného důvodu. Zrušení zadávacího řízení musí být navíc vždy řádně a srozumitelně odůvodněno, a to tak, aby bylo přezkoumatelné. 

Zadavatel by proto neměl odůvodnění zrušení zadávacího řízení opomenout a měl by pamatovat na to, aby bylo konkrétní a navázané na příslušné ustanovení zákona. V některých případech, zejména v případě zrušení zadávacího řízení z důvodů hodných zvláštního zřetele, pro které nelze po zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval, je navíc nutné uvést i okamžik, od kterého se tyto důvody začaly projevovat.

Změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku

Zákon o zadávání veřejných zakázek umožňuje změnit závazek ze smlouvy na veřejnou zakázku pouze za určitých podmínek. Jejich nedodržení může vést ke vzniku odpovědnosti zadavatele za přestupek nebo uložení zákazu plnění dodatku ke smlouvě na veřejnou zakázku ze strany ÚOHS.

V zákoně o zadávání veřejných zakázek jsou typově rozlišovány tři kategorie změn závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku: podstatné, nepodstatné a vyhrazené. Pokud byla změna závazku vyhrazena již v zadávací dokumentaci, může zadavatel změnu provést bez realizace zadávacího řízení a hodnocení, zda se jedná o změnu podstatnou či nepodstatnou.

V ostatních případech je však nutné, aby zadavatel pečlivě posoudil, zda konkrétní změna představuje nepodstatnou či podstatnou změnu závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku, k jejímuž provedení bude nezbytné realizovat zadávací řízení. V případě tzv. změn de minimis dle § 222 odst. 4 zákona o zadávání veřejných zakázek, tedy změn, jejichž hodnota nepřekročí stanovené procentuální limity, je nižší než finanční limit pro nadlimitní veřejnou zakázku a zároveň nemění celkový charakter zakázky, je situace relativně přehledná. U jiných změn, například u změn v termínech plnění, je však třeba důsledně zvažovat, zda se nejedná o změnu, která by minimálně mohla ovlivnit výběr dodavatele v původním zadávacím řízení, pokud by zadávací podmínky původního zadávacího řízení odpovídaly této změně, a tedy zda jde o změnu podstatnou.

S ohledem na potenciální sankce za provedení změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku bez realizace zadávacího řízení, ačkoliv to zákon stanoví, doporučujeme ke změnám přistupovat spíše restriktivně. 

Závěr

Proces zadávání veřejných zakázek klade na zadavatele vysoké nároky. Příprava zadávacích podmínek, průběh zadávacího řízení i následné změny smluvních závazků by proto měly být vždy posuzovány s důsledností a pečlivostí.

Pokud si jako zadavatel nejste jisti správností svého postupu, neváhejte se na nás obrátit – rádi vám poskytneme konzultaci, zajistíme kompletní administraci zadávacího řízení, provedeme audit zadávání veřejných zakázek nebo vám pomůžeme s nastavením vnitřních předpisů.

V oblasti veřejných zakázek máme dlouhodobé zkušenosti, a to i z velkých projektů, které jsme realizovali pro veřejný sektor. Nedávno jsme například pro hlavní město Prahu provedli hloubkový audit veřejných zakázek a majetkových transakcí ve společnostech Pražské služby, a.s., Pražská vodohospodářská společnost a.s. a Kolektory Praha, a.s. Audit za období let 2014 až 2022 zahrnoval komplexní přezkum zadávacích řízení i posouzení odpovědnosti osob při nakládání s veřejnými prostředky.