5 nejčastějších chyb v účetnictví malých a středních firem a jak se jim vyhnout

Mnoho podnikatelů má pocit, že účetnictví je nutné administrativní zlo vyžadované daňovou legislativou. Ve skutečnosti jde ale o osvědčený systém zachycující hospodaření účetní jednotky, chcete-li firmy, a je nezbytným nástrojem pro finanční řízení a jediným smysluplným komunikačním jazykem v ekonomické oblasti.

Stačí pár drobných chyb a najednou se z přehledného hospodaření stává chaos, který může vést až k problémům s úřady nebo špatným rozhodnutím vedení. Podívejme se na pět nejčastějších chyb, které dělají malé a střední podniky, a jak se jim dá snadno předejít.

1. Nepořádek v účetních dokladech

Ztracené faktury, chybějící účtenky nebo doklady bez jasného popisu patří mezi nejčastější problémy. Bez účetního dokladu není možné provést průkazný účetní zápis. Absence účetních dokladů může to vést ke zkreslení informací v účetní závěrce a k problémů při auditu nebo daňové kontrole.

Jak tomu předejít:

• Vytvořte systém evidence a schvalování dokladů (např. digitalizace a centrální úložiště).
• Nastavte interní pravidla pro předávání a archivaci dokladů.
• Při nedostatku vlastních zkušeností se obraťte na kvalifikovaného účetního poradce.

2. Podcenění legislativních změn

Zákony a předpisy v oblasti účetnictví a daní se neustále mění. Co platilo vloni, může být letos jinak a neznalost zákona neomlouvá. Podnikatelé často nevědomky chybují v účtování DPH, odpisů nebo v klasifikaci nákladů. Tyto chyby mohou vést k sankcím při daňové kontrole.

Jak tomu předejít:

• Sledujte aktuální změny v zákoně o účetnictví a v daňové legislativě.
• Pravidelně komunikujte se svým účetním nebo daňovým poradcem.
• Zvažte outsourcing účetnictví, kde máte jistotu odborného dohledu kvalifikovanými účetními.

3. Chyby při zpracování mezd a personální agendy

Mzdové účetnictví bývá často podceňováno, ale právě zde dochází k častým chybám – nesprávné výpočty mzdových složek, chybné odvody pojistného a daní, opožděné podání přehledů. Tyto chyby mohou vést k sankcím ze strany úřadů práce nebo správy sociálního zabezpečení či zdravotních pojišťoven.

Jak tomu předejít:

• Používejte kvalitní pravidelně aktualizovaný mzdový software.
• Sledujte legislativní změny.
• Pokud nemáte kapacitu, využijte outsourcing zpracování mezd a personální agendy.

4. Zkreslování finančního stavu a výkonnosti

Význam dodržování účetních zásad bývá mnohdy podceňovány. Mají však své opodstatnění. Např. daňové odpisy nevyjadřují opotřebení konkrétního aktiva ve vaší firmě, proto se nemohou rovnat účetním odpisům. Nedobytná pohledávka držená v účetnictví v původní výši vytváří mylný dojem o budoucích příjmech. Úvěr, který má být pravidelně splácen v následujících 60 měsících, není v celé výši dlouhodobým závazkem. Takové chyby v účetnictví, resp. v účetních výkazech nebo finančních reportech mohou významným způsobem zkreslit informace v nich obsažené, a tím negativně ovlivnit rozhodování jejich příjemců.

Jak tomu předejít:

• Dbejte na kvalifikací svých účetních.
• V případě pochybností požádejte o revizi nezávislého účetního poradce nebo auditora.
• Nechcete-li tyto záležitosti řešit, svěřte vedení účetnictví externí účtárně.

5. Chybějící kontrolní mechanismy

Bez pravidelné kontroly může i dobře nastavený systém selhat. Chyby se hromadí a odhalí se až pozdě. Například při přípravě roční účetní závěrky nebo při kontrole z finančního úřadu.

Jak tomu předejít:

• Nastavte interní kontrolní procesy a odpovědnosti.
• Pravidelně zpracovávejte manažerské reporty.
• Zvažte nezávislou revizi nebo audit účetní závěrky.

Závěrem

Chybám v účetnictví se dá předejít. Klíčem je systém, důslednost a odborný dohled. Profesionální přístup k účetnictví vám zajistí nejen klid při kontrolách, ale i lepší přehled o hospodaření a jistotu při rozhodování.

U nás v PKF APOGEO pomáháme firmám nastavit procesy tak, aby jejich účetnictví fungovalo efektivně a bez zbytečných chyb.
Zajistíme vám účetnictví bez starostí, které vám ušetří čas, peníze i nepříjemnosti s úřady.

Kontaktujte nás, pokud chcete mít jistotu, že vaše účetnictví je v pořádku a vy se můžete plně soustředit na rozvoj svého podnikání.

Kontaktujte nás.