Typické chyby ve mzdové agendě: Co odhalí mzdový audit dřív, než inspektorát práce

Když se ohlásí kontrola inspektorátu práce, trochu zatrne i tomu nejzodpovědnějšímu zaměstnavateli, který je přesvědčen, že postupuje v souladu s legislativou. Ohlášená kontrola vždy vyvolá obavy – co když se někde objeví nedostatek, o kterém firma ani neví?

Co kontroluje inspektorát práce

Inspektorát práce přitom při kontrole zkoumá celou oblast pracovněprávních vztahů. Sleduje, zda má zaměstnavatel zpracované interní předpisy a jestli jsou v souladu se zákonem, jestli byli zaměstnanci s předpisy prokazatelně seznámeni, a také zda jsou informováni o jejich změnách. V rámci mzdové agendy se pak inspektoři zaměřují především na oblasti, kde se nejčastěji objevují pochybení. A právě tady má mzdový audit svou největší hodnotu.

Nejčastější chyby ve mzdové agendě

Mzdové kontroly se nejčastěji zaměřují na:

• aktuálnost vnitřních předpisů, 
• správný výpočet a použití průměrného výdělku, 
• evidenci pracovní doby, 
• správné uplatnění náhrad při absencích, 
• provádění srážek ze mzdy,
• dodržování zásady nediskriminace. 

V těchto oblastech totiž velmi často dochází k pochybení. Nejsou to úmyslné chyby, ale spíše důsledek složité legislativy a rutiny, která někdy přebije detail.

Nejčastější příčiny chyb: komunikace a procesy

Při mzdových auditech se často setkáváme s tím, že problém nevzniká ve výpočtu samotném, ale v nastavení procesů mezi personalistikou a mzdovou účtárnou. Chybí aktuální dokumenty, informace se do mzdové účtárny dostávají pozdě a v nevhodné formě. 

Mnohdy důvodem nesouladu bývá to, že personalisté mají přirozeně nižší povědomí o mzdové legislativě. Některé postupy, které z jejich pohledu dávají smysl a mohou být pro zaměstnance i praktickým benefitem, mohou ale v praxi narážet na omezení při samotném zpracování mezd nebo při kontrole inspektorátu práce. Právě proto je důležité, aby HR a mzdové oddělení spolupracovaly a vzájemně si rozuměly nejen procesně, ale i obsahově.

Typické příklady pochybení

1. Překračování hodinových limitů

Typickým příkladem jsou situace, kdy dochází k překračování hodinových limitů u dohod o provedení práce či dohod o pracovní činnosti, nebo k překračování limitů přesčasů u zaměstnanců v pracovním poměru. Personalisté obvykle nehlídají kumulaci hodin, a problém se projeví až při samotném zpracování mezd.

2. Pozdní změny mezd

Dalším častým pochybením jsou pozdní změny mezd. Zaměstnavatelé se často domnívají, že když mzdu zvyšují, nevadí, pokud zaměstnanec podepíše nový mzdový výměr až v průběhu měsíce. Zákoník práce ale jasně stanoví, že zaměstnanec musí být seznámen s výší mzdy před zahájením práce.

3. Nedodržení povinností podle § 37 Zákoníku práce

Kritickým bodem bývá také nedodržení povinnosti podle § 37 zákoníku práce, tedy písemné informování zaměstnance o podstatných náležitostech pracovního poměru.

4. Určování průměrného výdělku

A v neposlední řadě se objevují i nejasnosti při určování pravděpodobného průměrného výdělku. Často vyplývají z nejednotného postupu nebo chybné interpretace pravidel.

Proč má mzdový audit smysl

Na první pohled se jedná o drobnosti, ale právě ty jsou v hledáčku inspektorů nejčastěji. Mzdový audit pak funguje jako generálka před skutečnou kontrolou. Sleduje nejen soulad se zákonem, ale i logiku a návaznost procesů – od podkladů přes výpočty až po komunikaci směrem k zaměstnancům. Odhalí místa, kde se pravidla vykládají rozdílně, kde chybí dokumentace nebo kde by se dalo dělat jednodušeji a bezpečněji.

Závěr: Audit jako klid pro firmu

Z praxe víme, že většina firem má vše nastavené v dobré víře, jen občas chybí systémový pohled zvenčí. Mzdový audit není o hledání viníka, ale o tom, aby firma měla klid, že má vše v pořádku, i když někdo zaklepe na dveře. A právě to je úkolem auditu – pomoci firmám získat jistotu, že mzdy jsou vypočítané správně, že odpovídají zákonným požadavkům a že obstojí i pod drobnohledem inspektorátu práce.

Chcete mít jistotu, že je vaše mzdová agenda v souladu se zákonem? Ozvěte se našim odborníků, kteří vám poskytnou podrobnější informace.

Více podrobností