Evidenční listy důchodového pojištění: Důležité informace pro roční uzávěrku mzdy

Hektické období ročních uzávěrek a vyúčtování mezd se blíží ke konci. Poslední důležitým úkolem v tomto období je vyhotovení evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP), jejich odeslání na Českou správou sociálního zabezpečení a předání zaměstnancům.

ELDP je nutné vyhotovit pro každého pracovníka, kterému vznikla účast na důchodovém pojištění vždy za minulý kalendářní rok nejpozději do 30.4.2024 a následně jej do 30 dnů odeslat na ČSSZ. Výjimkou jsou zaměstnanci, kterým sice v minulém kalendářním roce vznikla účast na důchodovém pojištění, ale jejich pracovní poměr skončil v průběhu roku – v takovém případě je zaměstnavatel povinen vyhotovit evidenční list do 30 dní po konečném zúčtování příjmů, tedy do 30 dní od výpočtu a odeslání poslední výplaty zaměstnanci.

Pokud pracovní poměr zaměstnance sice skončil v průběhu roku, ale zaměstnanec znovu nastoupil a nový pracovní poměr opět zakládá účast na důchodovém pojištění, je možné tomuto zaměstnanci vystavit pouze jeden ELDP.

Pro rok 2024 platí hranice 4 000 Kč měsíčně jako rozhodná částka pro účast na důchodovém pojištění pro zaměstnání malého rozsahu a DPČ, a hranice 10 001 Kč pro DPP. Pokud má zaměstnanec z těchto pracovních vztahů v měsíci příjem překračující tyto hranice, vznikne mu účast na nemocenském a důchodovém pojištění, zaměstnance je nutno přihlásit na ČSSZ a za takového zaměstnance je pak nutné také vystavit ELDP. V současné době se v souvislosti s konsolidačním balíčkem hovoří o změnách v oblasti účasti na nemocenském a důchodovém pojištění u DPP, ale vše nasvědčuje tomu, že připravované změny budou platit nejdříve od července 2024, s větší pravděpodobností od 1.1.2025.

Informace z ELDP slouží jako podklad při stanovení výše zejména starobního důchodu. Pokud je zaměstnanec již poživatelem starobního důchodu a stále pracuje, slouží ELDP pro případné navýšení důchodu. Pokud má zaměstnanec u stejného zaměstnavatele uzavřeno více pracovních poměrů, z nichž vzniká účast na důchodovém pojištění, vytváří zaměstnavatel ELDP za každý poměr samostatně.

Podle platné legislativy je zaměstnavatel povinen vyhotovit dva stejnopisy ELDP. Jeden předá zaměstnanci a druhý mu předloží k podpisu. Podepsaný stejnopis pak uloží a archivuje minimálně pod dobu 3 let. Novela zákona o důchodovém pojištění č. 582/1991 Sb. z roku 2022 však prodloužila dobu archivace podkladů se vtahem k důchodovému pojištění. Papírovou verzi tedy lze skartovat, nicméně elektronicky je třeba archivovat minimálně po dobu 45 let. 

Povinnost předat zaměstnanci ELDP platí i v případě ukončení pracovního poměru. V takovém případě je třeba odeslat ELDP poštou doporučeně, aby zaměstnavatel měl doklad o tom, že svou povinnost splnil. V souladu s platnou legislativou může zaměstnavatel k předání využít i elektronickou cestu a odeslat podepsaný ELDP na soukromou emailovou adresu zaměstnance, pokud s tímto způsobem komunikace zaměstnanec předem vyslovil souhlas. ale je třeba si založit doklad o tom, že tak byl ELDP skutečně odeslán.

Evidenční list důchodového pojištění obsahuje kromě identifikace zaměstnance a zaměstnavatele: 

• druh výdělečné činnosti, 
• dobu účasti na důchodovém pojištění, 
• dobu důchodového pojištění, 
• vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
• doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu důchodu vylučují, 
• doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.

Pokud zaměstnanec nesouhlasí s údaji v ELDP a zaměstnavatel neprovede požadovanou opravu, může se zaměstnanec s námitkou obrátit na příslušnou okresní správu sociálního zabezpečení do 30 dnů od převzetí stejnopisu evidenčního listu, aby jeho námitku prověřila a spor rozhodla.

Na ČSSZ se ELDP podává výhradně elektronicky, a to prostřednictvím určené datové schránky e – Podání ČSSZ (ID 5ffu6xk) nebo přes ePortál ČSSZ.

Je pravdou, že datovou zprávu pro elektronické podání dnes ve většině případů vytvoří používaný mzdový SW, ale pro jednotlivé podání je možné využít zdarma interaktivní formulář, který je k dispozici v internetové aplikaci ePortál ČSSZ.

Je dobré si uvědomit, že ELDP jsou důležité pro všechny zaměstnance, tedy například i pro studenty – ti mohou při výkonu činnosti s odvodem sociálního pojištění v průběhu studia postupně získat i několik let důchodového pojištění. Důchod se totiž nepojí jen s vysokým věkem. Například invalidní důchod nezávisí na věku, ale váže se ke zdravotnímu stavu a ke snížení schopnosti pracovat, ať už v důsledku úrazu nebo vážné nemoci – a k tomu může dojít v jakémkoli věku. Přitom nárok na tento důchod je ve většině případů podmíněn právě získáním určité doby důchodového pojištění.